Eventstyling geeft een evenement kleur op de wangen - 3

Uitdagingen

Voor decorbouwers en eventstylisten zijn er altijd twee uitdagingen: creatieve en logistieke.

Slechte laad- en losplekken, krappe liften, de afwezigheid van stroom, strenge wensen en eisen van de locatie waar opgebouwd dient te worden. In 'listed buildings', zoals het Scheepvaartmuseum, kun je niet zomaar attributen ophangen aan trussen. De reeds aanwezige kleurcombinatie in het gebouw kan haaks staan op het creatieve concept. En het kleurenpalet van een vloerbedekking kun je ook niet zo gemakkelijk onder het tapijt moffelen.

Groenstylisten hebben te maken met een levend product. Dat betekent dat timing essentieel is. Martin van Hemert van Wolterinck Event Decoration: 'Misschien denken mensen dat je planten even uit de koelcel haalt, maar daar komt veel meer bij kijken. We opereren anders dan bloemisten. We werken met verse bloemen en willen dat die op het juiste moment opengaan. Witte amaryllissen bijvoorbeeld hebben een week verzorging nodig: we geven ze water, knippen ze bij, haalden gele meeldraadjes eruit en zetten ze op transport. Allerlei externe factoren spelen een rol: warme spotlichten, tocht, airconditioning. Als een event te maken heeft met uitstel, moeten we meteen schakelen. En elk jaargetijde en elk weertype heeft invloed. Is het in een tentpaviljoen 15 of 35 graden? Zit er vorst in de lucht?'

Samenwerking is het toverwoord

De afgelopen tien jaar zijn steeds meer bedrijven in de eventbranche gaan samenwerken. Om hun productenaanbod te verbreden, een efficiencyslag te maken en om opdrachtgevers beter te bedienen. Ook eventstylisten zoeken elkaar steeds meer op. Dit jaar besloten Van der Kroft's Rental en The Floral Designers tot een intensieve samenwerking, nadat bleek dat de dienstverlening van beide bedrijven naadloos aansluit. Willem van Essen van Van der Kroft's Rental: 'Van der Kroft is bijna vijftig jaar geleden begonnen als verhuurbedrijf van meubels, mastiek en keukenapparatuur. Wij onderscheiden ons door onze focus te hebben op wat individuele klanten verwachten. Dat vraagt veel van onze medewerkers. In ons assortiment kiezen wij voor merken en eigen productie. We hebben in house een afdeling, die meubilair maakt en die zorgt voor onderhoud, reparatie en productie. Verhuur en styling liggen in elkaars verlengde. Daardoor zijn we eind vorig jaar een samenwerking aangegaan met The Floral Designers van Anton van Baalen. Zij ontwerpen creatieve bloemdecoraties voor gerenommeerde opdrachtgevers en zijn met een exclusieve Floral Boutique gevestigd in Sofitel Legend The Grand in Amsterdam. Onze samenwerking maakt combinaties mogelijk van meubellijnen met bloemdecoraties. Naast de voorbeeldcombinaties van meubels en decoratie, is maatwerk natuurlijk ook mogelijk. Projectmatig en conceptueel werken voor klanten ligt in het verschiet. '

Van der Kroft's Rental Services heeft nóg een andere tak in huis. Willem van Essen: 'Zeven jaar geleden hebben we Party Hands opgericht. Dit uitzendbureau levert partymanagers, bedienend personeel en op- en afbouwmedewerkers. We hebben nu drie zelfstandige bedrijven onder één dak, die elkaar versterken. Daardoor kunnen we ons breder positioneren. We zijn nog steeds een ondersteunend facilitair bedrijf en willen de voordelen voor opdrachtgevers verder vergroten: voor meerdere diensten kunnen zij terecht onder één dak. De voorbereiding en uitvoering gaat doelmatiger, er is door de intensieve interactie en korte lijnen veel beter begrip van de klantverwachtingen. Praktisch levert het bijvoorbeeld ook logistieke voordelen op: alles in één transport. Overigens hebben we de binderij in huis; dus de bloemen kunnen zowel in house als op de locatie van het event gestoken worden.'

Het belang van samenwerking met andere leveranciers

Niet alleen de structurele samenwerking tussen event stylisten is belangrijk. Ook de samenwerking tijdens een evenement met andere leveranciers, zoals cateraars, en licht- en geluidbedrijven, is van essentieel belang, benadrukken de betrokkenen. Marcel van Dijk van Oogenlust: 'Wij streven altijd naar een totaalsfeer, met een hoog afwerkingsniveau. De styling is goed zodra het alle facetten van het evenement versterkt. Daarom is het belangrijk om eerst bij de opdrachtgever goed door te vragen naar het doel van het evenement. Zodra dat helder is, gaan we altijd om de tafel met de andere leveranciers, om tot een goede match te komen. Pas als alle leveranciers op één lijn zitten, krijg je een samenhangend geheel en een sterk evenement.'

Buren verhuizen samen

Ook andere stylingbedrijven werken nauw samen. Fraai Projecten en Wolterinck Event Decoration hebben al jaren een gelukkig huwelijk. De één ontwerpt meubels en decorstukken en heeft een magazijn vol accessoires en rekwisieten; de ander vult de dienstverlening aan met groendecoraties. Hoe hecht de samenwerking is, blijkt wel uit het feit dat beide bedrijven buren zijn en dat ze dit jaar gezamenlijk zijn verhuisd.

Verhuurbedrijf Trends For Rent en groendecoratiebedrijf BloemBloem hebben zelfs dezelfde eigenaar; Richard Verhoef. Met z'n bedrijf Trends for Rent verhuurt hij horecamaterialen en meubilair. Het bedrijf ontwikkelt daarnaast eigen meubels in de houtzagerij en spuiterij. 'In 2009 kreeg ik de kans om BloemBloem over te nemen. Dat was ideaal om de dienstverlening uit te breiden.' Het assortiment werd nog breder en dieper toen Trends for Rent vijf jaar geleden ook nog het magazijn van een ander eventbedrijf overnam, compleet met de decorstukken en rekwisieten.

Door > Jan Jacobs

Volgende week meer over Event styling >

Deel 1 dossier Eventstyling >
Deel 2 dossier Eventstyling >
Deel 4 dossier Eventstyling >