Interview

Waarom kiezen voor een lokaal evenementenbureau?

3219

29 mei 2018

Al meer dan twee jaar ontzorgt Wij Zijn Valkenburg groepen die naar Valkenburg komen bij de organisatie van een onvergetelijke dag of meerdaagse programma’s. Van een kleinschalig bedrijfsuitje tot een teambuilding event voor meer dan duizend deelnemers: Bjorn Geraards en Camiel America leveren een uniek programma op maat.

Laten we bij het begin beginnen. Waar kwam jullie behoefte vandaan om Wij Zijn Valkenburg te starten?

‘We zagen dat er weinig werd samengewerkt door verschillende partijen in de stad,’ vertelt Camiel. ‘We dachten dat er meer uit de stad te halen valt als je collectief alles regelt. Destijds waren hier voornamelijk landelijke partijen actief die van een afstand werkten. Nu gaan we veel meer uit van de eigen kracht van Valkenburg. Samen met onze partners creëren we zo een aanbod van meer dan vijftig unieke activiteiten, op loopafstand van elkaar.’

Ik wil een teamuitje organiseren. Hoe pak ik dat aan?

‘Vaak weten mensen wel dat ze naar Valkenburg willen komen, maar nog niet wat ze willen doen,’ zegt Bjorn. Onze site, wijzijnvalkenburg.nl, is een overzichtelijk portaal waar ze inspiratie opdoen.’

‘Zo’n uitje organiseren kan best overweldigend zijn,’ legt Bjorn uit. ‘Er komt meer bij kijken dan alleen een activiteit boeken. Hoe ver is het van A naar B? Waar kan ik iets eten met een grote groep? Er komen veel praktische vragen naar boven. Ons team van experts neemt mensen al dat geregel uit handen. Wij ontzorgen ze daarin volledig.’

‘Daarvoor gaan we het liefst in gesprek. Een goede inventarisatie zorgt ervoor dat het programma volledig passend is. Daaropvolgend komt een vrijblijvend voorstel met de activiteiten, uitleg en het volledige tijdschema. Alles moet in één oogopslag duidelijk zijn.’

‘Een persoonlijk en kort traject om tot een verrassend programma te komen.’

Hoe gaat het verder als er een activiteit gekozen is?

‘In bijna alle gevallen ligt dat voorstel binnen 24 uur bij de klant. Lukt dat niet, dan hebben we binnen 24 uur contact. Zo is hij of zij altijd op de hoogte van waar we mee bezig zijn.’

‘Zodra de groep in Valkenburg is, ontvangen we de mensen bij de Geulpoort in het hart van de stad. Bij aankomst wordt de groep ontvangen door de eventmanager die ook het programma heeft samengesteld. Het is wel zo leuk dat degene waarmee je het voortraject hebt doorlopen ook degene is die je persoonlijk verwelkomt.’

Er zijn zoveel activiteiten te vinden in Valkenburg. Wat adviseren jullie mensen die door de bomen het bos niet meer zien?

‘Bellen,’ lacht Camiel. ‘Er is inderdaad een hoop te doen. Op onze website hebben we het al zoveel mogelijk overzichtelijk gemaakt, met alleen producten die we specifiek hebben uitgezocht om de groepsmarkt te bedienen. Veel mensen gebruiken die informatie als inspiratiebron en nemen daarna contact op. Op basis van de samenstelling en de interesses van de groep kunnen wij dan advies geven.’

Hebben jullie ook eigen activiteiten in jullie aanbod?

‘De meeste activiteiten zijn georganiseerd door onze partners, maar we hebben ook een aantal eigen programma’s. Zoals de City Battle,’ vertelt Camiel, die het programma zelf ontwikkeld heeft. ‘Het is een citygame gericht op historisch Valkenburg. Je begint aan de voet van de kasteelruïne en maakt een tocht door Valkenburg met puzzels, raadsels en meer. In 2,5 uur tijd heb je de leukste plekken van Valkenburg gezien en heb je een leuke teamactiviteit gehad, met een klein beetje rivaliteit.’

‘Volledig ontzorgen: alles moet in één oogopslag duidelijk zijn.’

Waarin zijn jullie onderscheidend binnen de Valkenburgse markt?

‘We bieden een persoonlijk en kort traject om tot een verrassend programma te komen,’ vertelt Camiel. ‘Zodat je zoveel mogelijk plezier hebt en het eindresultaat boven verwachting is.’

‘Er zijn veel platformen te vinden, maar die hebben niet de lokale kennis die wij hebben,’ vult Bjorn aan. ‘Wij zetten de extra stap tussen partner en uitvoerder omdat we zelf jongens uit Valkenburg zijn. Er zijn hier landelijke partijen die bijvoorbeeld standaard GPS-tochten organiseren. Prima, maar wij zijn van mening dat als je de moeite neemt om naar Valkenburg te komen, je ook deel wilt nemen aan activiteiten die spreken voor de regio. Je laten onderdompelen in het mooie en bourgondische van het zuiden. Dan moet je niet universele spellen gaan doen die je ook in Eindhoven of Amsterdam kunt spelen.’

‘Daarnaast houden mensen vaak ook niet van die standaardpakketten. Om net de extra stap te kunnen zetten in onze dienstverlening, zijn de korte lijnen met onze partners zeer belangrijk. Hierdoor kunnen we voldoen aan nagenoeg elke maatwerkvraag.’

Beperken jullie je tot Valkenburg?

‘Het uitgangspunt is dit Geulstadje, maar voor sommige unieke belevenissen trekken we ook Zuid-Limburg in. Denk aan een bezoek aan een bierbrouwerij, een wijngaard of een uitstapje naar Maastricht. We zijn niet blind voor activiteiten buiten Valkenburg. We hebben hier onze parasol in de grond gestoken en die reikt over heel Zuid-Limburg.’

De eerste twee jaar zitten erop. Wat ligt er komende jaren voor jullie in het verschiet?

‘Voor ons is er in ieder geval nog genoeg werk aan de winkel. Er wordt door de stad zelf ook hard gewerkt. Zo is er ondertussen al veel meer te zien van Valkenburg als vestingstad. Ons kantoor zit sinds een paar maanden in een van de vestingwerken die is opgeknapt, de Geulpoort. Iedereen zet de schouders eronder om Valkenburg nog meer te laten zien. We staan er met z’n allen achter. Eigenlijk zegt de naam genoeg: “Wij Zijn Valkenburg”.’