Eventcase

EventCase: Insight Session, powered by Momice

1310

03 februari 2016

Eventcase

Overal en elke dag vinden er noemenswaardige events plaats, georganiseerd door de krachtige Nederlandse evenementenbranche. Tevreden opdrachtgevers die hun doelstelling bereikt hebben, gasten die met een blijvende herinnering naar huis gaan en bureaus en locaties die terug kunnen kijken op een succesvol geproduceerd evenement. Wij vinden het de moeite waard om die events – klein, groot, met een kenniselement of juist fun, spraakmakend, intiem of spectaculair – een plek te geven op Events.nl in de rubriek EventCase.

Deze keer gaan we dieper in op een event van Momice: Insight Session. Momice is de alles-in-een tool voor eventcommunicatie, en hoopt met live events de gebruikers hiervan te helpen bij het nog beter en makkelijker communiceren met hun event-doelgroep. Rutger Bremer, een van de initiatiefnemers, vertelt ons alles over Insight Session dat afgelopen maandag plaatsvond in het Postillion Hotel in Bunnik.

Naam evenement » Insight Session – Powered by Momice
Soort evenement » Knowledge event
Aanleiding van het event » Event managers handvatten geven om een zo duidelijk mogelijke event website te maken
Datum evenement » Maandag 1 februari 2016
Locatie » Postillion Hotel Bunnik
Doelgroep » Eventmanagers
Aantal gasten » 38

Samenvatting van het evenement
We zijn Momice gestart omdat we event organisatoren willen helpen beter en makkelijker te laten communiceren met hun doelgroep. Daarom bieden we naast de gebruiksvriendelijke tool ook events om eventmanagers te helpen beter te worden in communicatie met hun doelgroepen. Ook organiseren we daarnaast een serie van 4 events: de Insight Sessions, Powered by Mo. Tijdens elk event behandelen we een ander relevant thema binnen eventcommunicatie. Deze tweede editie ging over event-websites: hoe maak je een zo duidelijk mogelijke event-website?

Omschrijving van het concept (thema)
Momice presenteerde de basics om event-websites zo duidelijk mogelijk te maken. Zaken als techniek, beveiliging, design en content werden daarin op laagdrempelige wijze uitvoerig besproken. Onze gasten inspireerden elkaar met mooie cases (FOX, Vodafone, Achmea, etc.) en met live demonstraties werden handige tips & tricks gedeeld.

Hoe zag het evenement eruit en wat waren de hoogtepunten?
Het eerste deel stond in het teken van de voordelen van websites en de achterliggende techniek. Na de pauze lag de focus op design&content: mooie beelden, passende kleurpaletten en prettig leesbare teksten. Als afsluiting werd de kracht van statistieken met voorbeelden getoond.

De hoogtepunten werden gecreëerd door de publieksinteractie die in samenwerking met Buzzmaster ontstond. De deelnemers konden op ieder moment vragen inzenden die direct werden behandeld. Op deze manier kon de inhoud van de presentatie op de behoefte van de bezoekers afgestemd worden.

Een primeur: Momice en Buzzmaster kondigden hun samenwerking aan en lieten de deelnemers gedurende het event ervaren hoe de koppeling tussen beide systemen werkt. Dit werd enthousiast ontvangen!

Hoe is het evenement georganiseerd?
Ruim twee maanden van tevoren zijn de volgende onderdelen bepaald:
» Presentatie onderwerpen
» Locatie Postillion Hotel
» Publieksinteractie met Buzzmaster
» Communicatie traject Momice
Zoals gezegd is dit de tweede editie in een serie Insight Sessions – de data voor deze sessies zijn ca. 6 maanden geleden vastgesteld.

Op basis van de onderwerpen verzamelden we bruikbare cases van Momice klanten. Een week voor het event werd het videoscript met creative film company MateMade geschreven. Full-service organisatiebureau International Orange heeft de productie tijdens het event op zich genomen.

Vanwaar de keuze voor deze evenementenlocatie en hoe was de samenwerking?
Momice zoekt voor ieder event een nieuwe locatie die:
» De customer experience iedere dag wil verhogen
» Het product Momice omarmt
» Ruimte heeft voor een groep van 15 – 50 personen

Postillion is al sinds de lancering klant en ambassadeur van Momice. Momice heeft alle Postillion plattegronden ingetekend en events die Postillion organiseert beheren zij met de Momice tool. We waren nu op zoek naar een locatie die centraal in het land lag.
De samenwerking verliep erg soepel. Vooral op de dag van het event was de begeleiding fantastisch. Een betrokken contactpersoon die alle technische faciliteiten perfect geregeld had en last-minute wijzigingen snel oploste. De catering was uitstekend verzorgd en al het aanwezige personeel was vriendelijk, behulpzaam en betrokken.

Wat waren de valkuilen / learnings?
De diversiteit in kennis van de aanwezigen was groot, wat ervoor zorgde dat sommigen er minder nieuwe insights uithaalden dan anderen. Dat is ook direct de uitdaging voor de Insight Sessions. Er moet een goede balans zijn tussen laagdrempelig en diepgaand. Dat is heel lastig te realiseren in de praktijk. De gasten wilden ook liever meer cases zien. Ons volgende event gaat dus uit nog meer cases bestaan en we gaan nog dieper in op de materie.

Welke feedback heb je verder nog ontvangen?
De enquete is er vandaag uitgegaan! Op het event waren de reacties erg positief. Er werd met name goed gereageerd op de combinatie van de interactiviteit (Buzzmaster) en de voorbeelden van andere event websites. Bij de vorige editie wilde 80% naar de volgende editie komen, dus dat hopen we weer te realiseren!

Zijn jullie al bezig met de voorbereiding van de volgende editie?
Dit was de 2e editie van een serie van 4. Het volgende event gaat over ‘Enquêtes: hoe haal je zoveel mogelijk (bruikbare) data uit je enquête?’. De voorbereidingen zijn getroffen. We gaan op zoek naar veel cases, een nieuwe locatie en de uitnodiging gaat er over twee weken uit.

Wat wil je zelf nog kwijt over het evenement?
Deze editie was voor Momice de lancering van een unieke samenwerking met Buzzmaster. Twee totaal verschillende bedrijven die eenzelfde visie delen: events professionaliseren op een laagdrempelige manier. Momice en Buzzmaster kunnen nu technisch aan elkaar gekoppeld worden, waardoor de bezoeker op het event kan schakelen tussen de interactieve webapp van Buzzmaster en de webapp van Momice.